Teams - Hur vi slutade mejla och började kommunicera, Del 1

Tycker du att det är lättare att kommunicera privat på sociala medier i grupper och chattrådar än med kollegorna på jobbet?

Låter det bekant att leta igenom hela Outlook-inkorgen febrilt utan att finna just den mailtråden du söker? Eller har du varit med om att ett viktigt mail du har skickat har tappats bort av en medarbetare?

Det finns idag ett enormt utbud av olika kanaler och forum för att dela information och kommunicera med kollegor och kunder. Detta är ett problem som till en början kan upplevas bagatellartat, men på ett företag med 50-500 anställda där samtliga medarbetare har sina egna preferenser kring hur man delar och kommunicerar information bäst, blir detta snabbt en digital röra där information flödar fritt och okontrollerat. Detta innebär i sin tur flera potentiella problem; det kan handla om "shadow IT", d.v.s. att anställda börjar dela information via tjänster som företagets IT-avdelning inte känner till och helt saknar kontroll över. Detta kan också innebära att verksamheten i praktiken lägger extremt mycket onödig tid på att leta efter rätt information, och i sin tur dela den med rätt personer. Risken att man kommunicerar ineffektivt blir ironiskt nog större ju fler sätt man kommunicerar på...

Vi på MissionPoint bestämde oss tidigt för att vi ville ha en gemensam digital plattform där vi kunde skapa dokument och enkelt dela och kommunicera kring informationen. Hösten 2016 valde vi därför att börja nyttja Microsoft Teams och införa e-postförbud för intern kommunikation. Anledningen till att vi valde just Teams var att vi insåg att det innebar ett mycket bättre sätt att kommunicera internt än via epost, samtidigt som det ligger i vårt intresse att vara "early adopters" och nyttja de senaste och bästa lösningarna, som vi dessutom redan betalade för. Detta innebar att vi alla var tvungna att förändra våra arbetssätt och anpassa oss efter de nya spelreglerna och funktionerna i Teams. Något som för vår egen del var förvånansvärt enkelt.

Vad är då Teams? Teams kan beskrivas på många sätt men grovt förenklat är Teams en digital, chattbaserad samarbetsyta som genom ett visuellt intuitivt gränssnitt håller samman i princip alla funktioner i Office 365 på ett logiskt sätt. I Teams kan du både dela information, skapa och samarbeta kring dokument, ark och presentationer, chatta och boka möten tillsammans med ditt "team". Istället för att tex. maila ett och samma dokument i långa mailtrådar sker istället dialogen i chattform kring dokumentet på den plats det hör hemma. Teams agerar på många sätt naturlig klient mot Office, Sharepoint, Onenote, Planner, Power BI och Skype for business (som helt och hållet kommer att ersättas av Teams). Dessutom är Teams integrerat med många tredjepartstjänster såsom Adobe creative cloud, Trello och Wrike, som kan läggas till som smarta "flikar".

Det är ingen hemlighet att Microsoft lånat mycket av inspirationen till Teams från Slack, som blivit väldigt populärt under de senaste åren hos framförallt systemutvecklare. Men även Googles numera nedlagda tjänst Wave och gamla hederliga IRC kan ses som spirituella föregångare.

Vad är då ett Team? Teams bygger på Microsoft Groups med skillnaden att Teams samlar Groups i ett snyggare och mer intuitivt gränssnitt som kan köras i webbläsaren eller som en app i mobilen och datorn. Det betyder att om ni jobbar med Groups idag så är steget till Teams inte långt bort. Ett team är (precis som en "Group") enklast att se på som en samarbetsyta för en särskild avdelning eller medarbetare från olika delar av företaget med intresse i samma kund, projekt etc. En typisk uppdelning mellan olika Teams hos ett bolag kan vara; ekonomi, marknad, HR, försäljning, ledningsgrupp. Andra exempel på Teams kan vara "kund X", "projekt Y", där medarbetarna som arbetar med "kund X" har en egen samarbetsyta för frågor som enbart rör aktuell kund, medans de som jobbar med "projekt Y" har en annan yta (ett eget "team").

Att arbeta i Teams är inte helt olikt från hur många av oss idag använder sociala medier såsom Facebook. Precis som på Facebook kan man bilda olika grupper där man kommunicerar kring specifika frågor, man kan chatta och dela länkar och information, eller skapa "events" av olika slag o.s.v. Det är precis på det sättet man arbetar i Teams. De flesta av oss är idag flitiga användare av både sociala medier såväl som en uppsjö av andra smarta appar som alltid finns tillgängliga i mobilen när man vill kommunicera, interagera och ta del av vad som händer i vår omvärld. Det snarlika arbetssättet gör att det för dig som van användare av sociala medier sannolikt kommer att kännas som ett litet och helt naturligt steg att börja använda Teams.

Vad Teams har gemensamt med sociala medier är det mycket interaktiva och inkluderande sätt man kommunicerar på. Istället för att göra en statusuppdatering så delar man i Teams snarare ett dokument eller en presentation som man vill att ens Team ska ta del av. Precis som på sociala medier kommer detta upp i flödet och man kan tagga sina medarbetare i kommentarer, "like:a" kommentarer, och när någon kommenterar eller "like:ar" får man en notis etc. Helt plötsligt skapas interaktiva, inkluderande och transparenta dialoger kring arbetet där samarbete står i centrum. Genom att "like:a" ger och får vi bekräftelse, något som inte enbart visar att man har tagit del av informationen, utan även ökar vårt engagemang. Studier visar att denna typ av bekräftelse får oss att utsöndra dopamin, vilket ger ett ökat engagemang. Den transparenta och interaktiva kommunikationen skapar en ökad nyfikenhet och intresse.

Mobilitet blir allt viktigare - Då allt fler jobbar på distans på väg till och från; jobbet, möten, tjänsteresor o.s.v. I och med att fler arbetar mobilt blir det också vanligare att man arbetar olika tider på dygnet. Genom att var och en kan arbeta när och där de vill går det att uppnå ökad produktivitet samtidigt som arbete inte behöver avstanna för att en person i teamet är borta eller sjuk. På så sätt kan personalen prestera mer och bättre, eller om man vänder på det; jobba mindre och uppnå samma resultat. Både de flesta företag och privatpersoner strävar efter att optimera sin tid. Detta är precis vad Teams gör - hjälper medarbetarna att optimera sin tid. Dessutom går Teams att använda både direkt i en webbläsare eller genom en app på telefonen eller datorn, kompatibilitet är alltså inte ett problem.

Genom att arbeta och samarbeta helt digitalt och mobilt i Teams kan följande övergripande vinster sammanfattningsvis uppnås:

  • Ökad produktivitet och effektivare samarbete
  • En mobil, digital och interaktiv arbetsplats
  • Ökat intresse och engagemang från personalen
  • Optimalt nyttjande av din investering i Office 365

För att lyckas med denna resa krävs det dock en hel del förändringsarbete, där en tydlig strategi måste finnas för hur man vill jobba, och enligt vilken struktur. I del 2 av denna blogg berättar vi mer just om detta såväl som att dela med oss av våra egna erfarenheter och reflektioner kring Teams...

Vill du veta mer om hur en molnbaserad digital arbetsplats kan hjälpa er bli bättre och mer konkurrenskraftiga? Klicka här!