Teams - Hur vi slutade mejla och började kommunicera! Del 2

I del 1 av denna artikelserie har vi etablerat både vad Microsoft Teams är såväl som hur arbetssättet påminner om hur vi använder smarta appar och sociala medier i vårt privata liv. I denna artikel kommer vi att fokusera mer på vår egen resa med Teams. Vi kommer därför att dela med oss av hur det gick till när vi började använda Teams, vilka utmaningar vi stötte på, vad det innebar för oss att arbeta i Teams, såväl som vad vi anser krävs för att lyckas...

Precis som med övriga delar av Office 365 handlar Teams till stor del om att förändra sättet man arbetar på snarare än vad man arbetar i (för applikation). För många företag är Office 365 i praktiken bara en epost-tjänst, då man inte nyttjar mer än Exchange Online. För att uppnå de stora produktivitetsvinsterna som det ofta talas om i samband med Office 365 krävs dock mer än så. Det krävs både att man nyttjar mer funktionalitet såväl som att man nyttjar dessa funktioner på ett sätt som speglar verksamhetens behov.

För vår egen del var det viktigt att hitta ett smidigt sätt att kommunicera på, och en plattform där vi enkelt kunde samarbeta digitalt och platsoberoende. Vår lösning på dessa krav fann vi i Office 365, en flora av applikationer vi normalt ändå använde och redan betalade för. Men något fattades innan Teams lanserades - det fanns inget intuitivt och tillräckligt smidigt sätt att kommunicera kring själva informationen. När Teams introducerades kunde vi direkt se att det fyllde detta syfte, och tog den naturliga plats som ekade tom i Office 365. Nu fanns det helt plötsligt en app som höll ihop alla funktioner vi redan nyttjade, och ett smart och effektivt sätt att kommunicera kring den informationen som vi tillsammans skapade.

Frågan var nu bara, hur lyckas vi implementera detta? Många är de IT-projekt som misslyckas för att man fastnar i en lång och utdragen fas av kravställning och planering. För att undvika denna risk och snabbt komma igång med en intern PoC (Proof of Concept) fokuserade vi på att identifiera vilken sorts Team/fil-struktur som skulle passa vårt arbetssätt bäst. Vi utgick från vårt befintliga arbetssätt och främst vilka ämnesområden vi samarbetade och strukturerade vår information kring. När denna struktur väl var satt skapade vi våra första "Teams" och körde igång med vår interna PoC.

MissionPoint är ett konsultbolag, och våra naturliga "team" kretsar kring våra kundprojekt. Vår utgångspunkt var att de mest naturliga sättet att bygga våra "Teams" på var att basera dem på våra kunder och deras underliggande projekt fick bli "kanaler", en tes som snabbt visade sig fungera bra i praktiken. Vi märkte direkt att konceptet fungerade, något som snabbt resulterade i att vi både hade förändrat och effektiviserat vårt arbetssätt.

Vad innebar då detta nya arbetssätt? Vi märkte snabbt hur det nya chattbaserade informationsflödet påminde oss om flödet på sociala medier såsom Facebook. Skillnaden var dock att våra "posts" nu istället gällde dokument eller viktig informationen gällande våra kunder, intern utveckling men också om den roliga AW:n (där vi tidigare kommunicerat på FB).

Frågan blir således vilka fördelar detta egentligen innebär? Vinsterna för vår egen del var betydligt större än man hade kunnat tro. Den kanske största vinsten för vår egen del var att kommunikationen nu skedde där den hör hemma, d.v.s. kring den faktiska informationen.

Genom att dela viktiga dokument i flödet som i sin tur både kan kommenteras och like:as blir resultatet att all dialog hör hemma i rätt kontext. Chattformatet sänker också tröskeln för kommunikationen, något som resulterar i en mer levande dialog. Den skriftliga dialogen känns mer lik en muntlig dialog och en "like" kan både visa att man gillar det man har läst, såväl som att man faktiskt har tagit del av själva informationen (vad en like faktiskt innebär måste man komma överens om internt). Genom att tagga medarbetare i ett inlägg blir det även lättare för denne att snabbt hitta rätt information och ta del av t.ex. viktiga instruktioner. Denna funktionalitet tillsammans med ett notissystem gör att det känns både mer intuitivt, roligare och engagerande att kommunicera och samarbeta i Teams. Dialogen blir som ett resultat av detta betydligt mer informell än vad den någonsin blir i ett mejl...

Om du någonsin har upplevt att e-post känns som ett omodernt, hattigt och ineffektivt sätt att kommunicera på, är det förmodligen för att det ligger en stor sanning i det. Själva namnet email (electronic mail) eller på svenska; elektronisk post talar för sig självt. De flesta av oss använder varken post eller elektronisk post för kommunicera med vänner och familj privat, så varför ska man då göra det på jobbet? Epost som kommunikationsform har sedan länge passerat sitt bästföredatum, alldeles särskilt för intern kommunikation. Detta är kanske inte heller så konstigt med tanke på att eposten uppfanns på 60-talet och inte har utvecklats jättemycket sedan dess...

Trots detta var det svåraste momentet i vår egen Teams-resa ironiskt nog just att sluta mejla internt. Det var lätt hänt att man hade en befintlig dialog med kund, som sedan vidarebefordrades och utvecklades till en "one on one"- mejldialog. Vi insåg därför ganska snabbt att det enda sättet att lyckas med Teams var att införa ett internt mejlförbud - Ingen information som inte måste mejlas fick därför inte längre mejlas, den skulle istället kommuniceras genom Teams.

När vi väl införde denna regel upptäckte vi något fantastiskt, nämligen hur väl chattformatet i Teams en gång för alla eliminerar de långa ”RE: TF: SV: SV: RE:”-mailtrådarna. Det gjorde också i sin tur att inkorgen blev mindre stökig och lättare att navigera i eftersom den enbart innehöll extern kommunikation. Viktigt att nämna här är också att vi på senare tid har eliminerat mycket av den externa epost-kommunikationen genom att arbeta med våra kunder i Teams/sharepoint för specifika projekt, allteftersom Teams barnsjukdomar botats som tidigare handlat en hel del om brister i att kommunicera mellan olika organisationer.

Sammanfattningsvis kan man uppnå många vinster genom att implementera Teams på rätt sätt. För vår egen del, d.v.s. för fyra IT-konsulter, var detta relativt enkelt. Givetvis krävs det mer arbete när det handlar om en större organisation. Några enkla råd för att lyckas med implementera Teams är därför följande:

  • Börja i liten skala med en pilotgrupp (PoC)
  • Lägg tid på identifiera hur era interna processer ser ut, vad kommunicerar ni om, kring och hur?
  • Designa er Teams-struktur utifrån ert eget arbetssätt för att uppnå ett naturligt och mer effektivt kommunikationsflöde
  • Säkerställ att verksamheten arbetar på rätt sätt - utbildning och engagemang är nyckeln
  • Informationssäkerheten är fortfarande viktig, se till att klassificera informationen och sätta upp rätt behörighetsstrukturer

Om du inte klarar av att göra ovanstående punkter med interna resurser, anlita en extern och oberoende part som kan hjälpa dig både att granska läget och genomföra den faktiska förändringsresan

En förutsättning för att dessa vinster ska vara möjliga att uppnå är alltså en väl genomtänkt struktur i Teams. Det gäller därmed att Teams speglar både verksamhetens processer och arbetssätt. Likaså är det av stor vikt att man som en något större verksamhet inte stressar in i Teams, utan planerar projektet och framförallt förändringsprocessen ordentligt. Både ledningen och verksamheten behöver vara involverade i både krav- och förändringsarbetet som också bör innefatta en "Proof of Concept".

Det gäller att sätta tydliga mål kring vad man vill uppnå och tydligt förmedla detta inom bolaget. Utbildning är också en viktig nyckel - medarbetarna behöver utbildas i hur man använder Teams såväl som att förstå varför man genomför dessa förändringar inom verksamheten. Både människan, tekniken och affären är faktorer som påverkar hur ni kan använda Teams och först när alla är med på tåget kan man på riktigt lyckas. Normalt behöver man dock inte förvänta sig att konceptet är svårt att "köpa in på". Vår erfarenhet är att nästan alla människor vi träffat på, som fått se Teams för första gången, direkt ser att det är ett mycket tilltalande gränssnitt och möjliggör ett minst lika tilltalande arbetssätt. Tvärtom upplever vi att den första frågan från de allra flesta är, "hur snabbt kan vi komma igång?".

Lyckas ni med detta kommer ni inte bara att uppnå en ökad produktivitet och mobilitet. Ni kommer även att kunna öka engagemanget bland era medarbetare genom att skapa en intuitiv och rolig digital samarbetsyta. Dessutom kan detta vara ett kraftfullt verktyg för att bygga en digital kultur och identitet inom bolaget, något som även kan hjälpa er i den eviga jakten på rätt kompetens. Läs mer om detta här!