Även om vi har, och hoppas att alla har, god framtidstro så är det nu ansvarsfullt att planera för en tuffare period i en nära framtid och därför se över sin kostnadskostym på alla områden. Inte minst inom IT-området där det nästan alltid finns flera ”lågt hängande frukter”. MissionPoint kan, som erfarna, pragmatiska IT-rådgivare och ”doers”, i detta utsatta läge hjälpa verksamheter med de viktigast åtgärderna. Vi har dessutom otaliga gånger bevisat att stora IT-kostnader kan sparas utan att försämra vare sig leveranskvalitet eller säkerhet. I denna blogg delar vi med oss av lite tips kring enkla åtgärder som ger stor effekt.
Det finns många IT-tjänster som med rätt erfarenhet oftast är mycket enkla att göra besparingar inom, oavsett om de köps som tjänst av outsourcingleverantörer eller produceras internt. När vi hjälper nya kunder har vi historiskt alltid kunnat identifiera god besparingspotential. Detta uppnås oftast genom en kombination av olika infallsvinklar:
En trolig första aktivitet är att omförhandla befintliga enhetspriser utifrån en benchmark. Om man inte har varit aktiv gentemot sin leverantör på länge så finns sannolikt stora besparingar i att inleda en omförhandlingsprocess med sin leverantör, även om detta sällan är den allra mest effektiva åtgärden. Oftast finns den största besparingspotentialen i att nyttja befintlig teknik smartare genom optimering och konsolidering av befintliga resurser och att nå ”quick wins” i form av moderniseringsaktiviteter. Konkreta exempel på detta är:
- Överlicensiering
- Licensaudit Office 365 – Allt för ofta upptäcker vi både felaktigheter i antal licenser av resp. typ samt typ av licens för olika användargrupper.
- Optimeringsmöjlighet för kostnadsdrivande serverlicenser, såsom SQL.
- Backup-rutiner är ofta felaktigt uppsatta, så att backuper tas på fel data, för mycket data eller med en kostnadsineffektiv backupteknik. Vanligt är också att retentiontider (hur länge en säkerhetskopia sparas) inte harmoniserar med kraven. Ofta går det att uppnå besparingar på 40-70% av backupkostnaderna utan att dataskyddet försämras.
- Lagring betalar de flesta företag alldeles för mycket för, givet den snabba utvecklingen i IT-branschen. Det är ofta möjligt att nå en reducering med 50-90% av lagringskostnaden. Det handlar dels om enhetspriser men framförallt om att rätt typ av data ska lagras i rätt tjänst.
- Flytta stora datamängder kall data (infrekvent använd data) till mer kostnadseffektiva lösningar.
- Migrering av hemkataloger till OneDrive.
- Prestandaoptimering av infrastruktur – Genom att löpande mäta servrars kapacitetsutnyttjande tydliggörs ofta besparingsmöjligheter i att ändra bestyckningen av kapacitet. Ofta bestyckas servrar efter applikationsleverantörernas rekommenderade minimiprestanda vilket många gånger är mer kapacitet än vad som krävs.
- Konsolidering av infrastruktur – Att samla fler funktioner på färre servrar är en ofta möjlighet till besparingar. Applikations-leverantörerna har inte något att ”förlora” med att, för enkelhets skull, kräva dedikerad hårdvara då de inte behöver stå för kostnaden. Med erfarenheter på området är det dock ofta fullt möjligt att konsolidera serverfunktioner och ej förenat med risker som är mätbara med besparingar som kan nås.
- Öka utnyttjande av redan gjord licensinvestering genom migrering av tjänster till molnet
- Genom att flytta infrastrukturobjekt till molnet, som bara nyttjas under specifika perioder eller med en växlande last, kan ofta stora besparingar nås genom automatisering av skalning, avstängning och igångsättning. Testmiljöer behöver exempelvis inte vara igång 24/7. Genom att enbart betala för vad man använder, när man använder det, sänks kostnaden.
- Funktionalitet i molntjänster som Office 365 eller Google G Suite kan ofta delvis eller helt ersätta externt köpta tjänster.
- Ersätta åldrade terminalservermiljöer med Windows Virtual Desktop.
- Automatisera klienthantering med Intune, ett område som driver höga löpande kostnader.
Oavsett vilka åtgärder man vidtar krävs stor erfarenhet och IT-kompetens för att maximera utfallet och att undvika riskerna med effektivisering.
En annan viktig aktivitet i dessa tider av isolering är förstås också att nu säkerställa effektivt distansarbete. Vi har denna vecka sett tydliga symptom på att vår kommunikationsinfrastruktur stresstestas och EU vädjar till streamingjättar att sänka videokvalitén i syfte att minska belastningen. På arbetsplatser har man oftast redundant internetåtkomst vilket inte är fallet för hemmaförbindelser. Vid mycket distansarbete blir internet för många en ännu mer kritisk funktion men hemma består oftast redundansen i uppkoppling via mobiler. Därmed blir mobiltefefoniavtal den svaga länken i kedjan, vilket därför kan vara värt att se över.
På samma sätt som internetuppkopplingen är kritisk för att produktiviteten inte ska försämras är det viktigt att personalen kan arbeta effektivt. Digitala samarbetsverktyg som Microsoft Teams är effektiva verktyg för att chatta, dela och samverka kring dokument och information. Alla som har Office 365 har möjlighet att nyttja Teams, så om ni inte har börjat med det kan detta vara ett naturligt tillfälle att komma igång. Läs mer om fördelarna med Teams!
Avslutningsvis, se över era kontinuitetsplaner! Detta är en kris som ställer mycket på prov. Det är med säkerhet inte den sista krisen vi ställs inför och den kan dessutom bli långvarig. Allt fler verksamheter blir nu varse behovet att säkerställa kontinuitet i IT-miljön och IT-tjänster då det finns många länkar i produktionskedjan som kan påverkas av, i detta fall, sjukdomssituationen i samhället. Som kund hos MissionPoint har ni tillgång till många års erfarenhet av krisplanering, riskhantering och framtidsstrategi där målet är, och alltid kommer att vara, våra kunders fortsatta affärer i vardagen.
Kontakta oss om ni vill veta mer om hur ni kan uppnå kostnadsbesparingar och upprätthålla produktiviteten!
