Enkla åtgärder för kostnadsbesparing

Även om vi har, och hoppas att alla har, god framtidstro så är det nu ansvarsfullt att planera för en tuffare period i en nära framtid och därför se över sin kostnadskostym på alla områden. Inte minst inom IT-området där det nästan alltid finns flera “lågt hängande frukter”. MissionPoint kan, som erfarna, pragmatiska IT-rådgivare och “doers”, i detta utsatta läge hjälpa verksamheter med de viktigast åtgärderna. Vi har dessutom otaliga gånger bevisat att stora IT-kostnader kan sparas utan att försämra vare sig leveranskvalitet eller säkerhet. I denna blogg delar vi med oss av lite tips kring enkla åtgärder som ger stor effekt.

Det finns många IT-tjänster som med rätt erfarenhet oftast är mycket enkla att göra besparingar inom, oavsett om de köps som tjänst av outsourcingleverantörer eller produceras internt. När vi hälper nya kunder har vi historiskt alltid kunnat identifera god besparingspotential. Detta uppnås oftast med hjälp av en rad olika aktiviteter:

Den första givna aktiviteten är så klart att omförhandla befintliga enhetspriser utifrån en benchmark, även om detta inte alltid är den mest effektiva åtgärden. Ofta finns det stor besparingspotentential i att nyttja befintlig teknik smartare genom optimering och konsolidering av befintliga resurser. Inte minst går det att nå “quick wins” i form av moderniseringsaktiviteter. Sammantaget nås oftast de största besparingarna genom att kombinera alla dessa aktiviter. Några konkreta exempel nedan:

  • Licensaudit Office 365 – Allt för ofta upptäcker vi både felaktigheter i antal licenser av resp. typ samt typ av licens för olika användargrupper.
  • Tjänster som kan avvecklas antingen för att nyttan inte motsvarar kostnaden eller att motsvarande funktionalitet många gånger ingår i de licenser man redan betalar för. Funktionalitet i molntjänster som Office 365 eller Google G Suite kan ofta delvis eller helt ersätta externt köpta tjänster.
  • Backup-rutiner är ofta felaktigt uppsatta, så att backuper tas på fel data, för mycket data eller med en kostnadsineffektiv backupteknik. Vanligt är också att retentiontider (hur länge en säkerhetskopia sparas) inte harmoniserar med kraven. Ofta går det att uppnå besparingar på 40-70% av backupkostnaderna utan att dataskyddet försämras.
  • Lagring är en av de tjänster som de flesta företag betalar alldeles för mycket för, givet den snabba utvecklingen i IT-branschen. Det handlar primärt om att rätt typ av data ska lagras i rätt tjänst. Det är ofta möjligt att nå en reducering med 50-90% av lagringskostnaden genom att att flytta stora datamängder kall data (infrekvent använd data) till mer kostnadseffektiva lösningar.
  • Prestandaoptimering av infrastruktur – Genom att löpande mäta servrars kapacitetsutnyttjande tydliggörs ofta besparingsmöjligheter i att ändra bestyckningen av kapacitet. Ofta bestyckas servrar efter applikationsleverantörernas rekommenderade minimiprestanda vilket många gånger är mer kapacitet än vad som krävs.
  • Konsolidering av infrastruktur – Att samla fler funktioner på färre servrar är en ofta möjlighet till besparingar. Felet som ofta görs är att applikationsleverantörerna inte har något att ”förlora” med att för enkelhets skull kräva dedikerad hårdvara (då de inte behöver stå för kostnaden). Med erfarenheter på området är det däremot fullt möjligt och ej förenat med risker som är mätbara med besparingar som kan nås.
  • Flytt av servrar till molnet – Genom att flytta infrastrukturobjekt som bara nyttjas under specifika perioder eller med en växlande last till molnet kan ofta stora besparingar nås genom automatisering av skalning, avstängning och igångsättning. Genom att enbart betala för vad man använder, när man använder det, sänks kostnaden.
  • Förhandla enhetspriser – Om man inte har varit aktiv gentemot sin leverantör och benchmarkat sina kostnader på länge så finns sannolikt mycket stora pengar att spara genom att inleda en omförhandlingsprocess med sin leverantör.

Oavsett vilka åtgärder man vidtar krävs stor erfarenhet och IT-kompetens för att maximera utfallet och att undvika riskerna med effektivisering. En annan viktig aktivitet i dessa tider av isolering är förstås också att nu säkerställa effektivt distansarbete. Vi har denna vecka sett tydliga symptom på att vår kommunikationsinfrastruktur stresstestas och EU vädjar till streamingjättar att sänka videokvalitén i syfte att minska belastningen. På arbetsplatser har man oftast redundant internetåtkomst vilket inte är fallet för hemmaförbindelser. Vid mycket distansarbete blir internet för många en ännu mer kritisk funktion men hemma består oftast redundansen i uppkoppling via mobiler. Därmed blir mobiltefefoniavtal den svaga länken i kedjan, vilket därför kan vara värt att se över.

På samma sätt som internetuppkopplingen är kritisk för att produktiviteten inte ska försämras är det viktigt att personalen kan arbeta effektivt. Digitala samarbetsverktyg som Microsoft Teams är effektiva verktyg för att chatta, dela och samverka kring dokument och information. Alla som har Office 365 har möjlighet att nyttja Teams, så om ni inte har börjat med det kan detta vara ett naturligt tillfälle att komma igång. Läs mer om fördelarna med Teams!

Avslutningsvis, se över era kontinuitetsplaner! Detta är en kris som ställer mycket på prov. Det är med säkerhet inte den sista krisen vi ställs inför och den kan dessutom bli långvarig. Allt fler verksamheter blir nu varse behovet att säkerställa kontinuitet i IT-miljön och IT-tjänster då det finns många länkar i produktionskedjan som kan påverkas av, i detta fall, sjukdomssituationen i samhället. Som kund hos MissionPoint har ni tillgång till många års erfarenhet av krisplanering, riskhantering och framtidsstrategi där målet är, och alltid kommer att vara, våra kunders fortsatta affärer i vardagen.

Kontakta oss om ni vill veta mer om hur ni kan uppnå kostnadsbesparingar och upprätthålla produktiviten!

Dela inlägg!