I vår tidigare blogg ”Kan man outsourca proaktivitet?” har vi skrivit om vanliga utmaningar i en outsourcad IT-leverans . Vi följer nu upp med tips kring hur man håller sin IT konkurrenskraftig över tid på bästa sätt.
Modernisering och effektivisering är inget projekt, det måste ske löpande, hela tiden…
Att det är viktigt, om inte avgörande för ett företag att säkerställa att IT är konkurrenskraftigt och ständigt moderniseras råder det inga tvivel om. Det finns många risker med att inte utveckla och modernisera IT löpande. Dels burkar det kosta mer att inte modernisera löpande då de tekniska projekten när de väl genomförs ofta blir komplexa, långdragna och kostnadsdrivande, dessutom innebär en dålig IT-lösning att företaget över tid kommer få det svårare att attrahera både kunder och arbetskraft. Eller så handlar det om att man blir omsprungen av en konkurrent som gör samma sak, fast på ett effektivare och snabbare sätt tack vare bättre IT-stöd. Kontentan är att modernisering och effektivisering måste ske löpande, inte vart tredje år när det är dags för nytt avtal, utan hela tiden. Att skapa förutsättningar för att lyckas med att proaktivt effektivisera sitt IT-stöd är därför en viktig nyckel till framgång.
Förvänta dig inte att din IT-partner är proaktiv
Det kanske vanligaste misstaget vi stöter på i misslyckade outsourcingrelationer är att leverantören inte har levt upp till kundens förväntan kring proaktivitet. Det kan handla om att leverantören inte är tillräckligt insatt i kundens behov och affärsprocesser men det går inte att bortse från följande faktum;
”Proaktivitet står ofta i konflikt med leverantörens intäkter”
De flesta effektiviseringar, oavsett om det handlar om att flytta något till molnet, konsolidera servrar, byta teknisk lösning o.s.v. innebär nästan alltid att leverantören förlorar intäkter. Således tenderar de proaktiva förslagen som inte också ligger i leverantörens egna vinning att aldrig komma till bordet. Det är givetvis inte alltid på detta vis, men det är också helt naturligt att ingen part aktivt agerar för att försämra sin lönsamhet. Resultatet av en långsiktig brist på proaktivitet blir dock alltid en missnöjd kund.
Men hur säkerställer man då proaktivitet?
Ge leverantören möjlighet att vara proaktiv!
Hur mycket man än förväntar sig av en leverantör vad gäller proaktivitet kommer detta aldrig att uppfyllas om man inte investerar energi och tid på det internt. Träffa leverantören frekvent och utför workshops på olika nivåer tillsammans med verksamheten så att en dialog och insikt i varandras verksamheter upprättas. Det är en nyckelfaktor att leverantören känner till era mål, visioner och utmaningar för kunna bidra effektivt. Likaså måste även detta vara en punkt på agendan internt. Gör därför IT till en ledningsgruppsfråga så att detta diskuteras och följs upp regelbundet.
Ge leverantören fler incitament till att vara proaktiv
Det finns fler sätt att skapa incitament för leverantören vara proaktiv utöver korta avtal. T.ex. går det att låsa in automatiskt förlängning av avtal kopplat till effektmål eller KPI:er. Att säkerställa att det finns verkyg och modeller för hur detta ska mätas är i så fall avgörande. Oavsett om det finns en avtalsförlängning eller bonusar kopplade till uppnådda KPI:er eller inte, är det givetvis ändå fördelaktigt att arbeta med effektmålsuppfyllnad. Det går inte förbättra något som man inte vet om, därför är det viktigt att leveransen följs upp löpande och metodiskt. En annan modell för incitament är t.ex. Gain/Share-upplägg där parterna kan enas om att leverantören får behålla en viss andel av en kostnadssänkningar koppalt till modernisering. Man kan även ge leverantören rätt till en bonus om denne lever upp till överenskomna mål.
Lås inte in er i långa avtal
Till att börja med bör man aldrig låsa in sig i långa avtal. Leverantören kommer att stå mer på tå om det inte finns en konstlad inlåsning i form av långa avtal med höga intäktsgolv. Dessutom är dagens sanning inte alltid morgondagens sanning. Ibland kan man behöva byta lösning helt eller delvis även om ambitionen alltid bör vara ett långt och framgångsrikt samarbete.
Investera tid och resurser i omvärldsbevakning
Slutligen och kanske viktigast av allt måste tid avsättas för omvärldsbevakning. I de flesta verksamheter finns det inte tid eller resurser för att bedriva nödvändig omvärldsbevakning. IT-chefen är ofta så upptagen, med att säkerställa att allt fungerar som det ska i den dagliga driften och support, att det sällan finns tid över att blicka framåt. Dessutom utvecklas IT-branschen så hastigt att ingen IT-ansvarig har kompetens att kunna omvärldsbevaka alla relevanta områden. Det viktigaste är att det finns en oberoende part som har både god kännedom om verksamhetens krav, mål och IT-lösning som har som arbetsuppgift att omvärldsbevaka och driva modernisering.
Läs mer om hur vi kan hjälpa er att upprätthålla en konkurrenskraftig IT-miljö genom att göra svåra IT-beslut enklare här! Läs även om våra tjänster Co-Pilot och IT-Governance!
