Vanliga utmaningar med IT-styrning

I snabbföränderlig värld, där IT utgör en allt mer central roll för verksamheten, ställs högre krav på den som har IT-ansvaret. I mindre/medelstora verksamheter hamnar det övergripande IT-ansvaret ofta på administrativa chefer, med en omöjlig uppgift att vid sidan av sitt huvudsakliga uppdrag hänga med i denna snabba utvecklingen. Det byggs istället ett stort beroende på IT-leverantörer som ska ta ett proaktivt ansvar men där de optimala förslag, som innebär intäktsminskning för leverantören, aldrig kommer upp på bordet.

Digitalisering har blivit ett konkurrensmedel
  • Företag som inte arbetar aktivt med digitalisering tappar över tid i konkurrenskraft, även som arbetsgivare
  • Digitalisering är inte ett projekt utan ett ständigt pågående arbete
  • Modernt IT-stöd är en viktig konkurrensfördel både gentemot konkurrenter och för att attrahera rätt kompetens
  •  
Allt högre krav ställs på beställare p.g.a. snabb förändringstakt och högre komplexitet
  • Förhålla sig till ”multi sourcing” och ständig tillväxt av nya tjänster
  • Kunder, leverantörer, verksamheten och företagets medarbetare ställer allt högre krav på IT
  • Säkerhetshot blir alltmer sofistikerade & komplexa
  • Efterlevnad blir allt mer krävande och komplext
Den ”ofrivillige IT-chefen” har en omöjlig uppgift vid sidan av sitt ordinarie arbete
  • Göra rätt vägval i en snabbt föränderlig IT-värld
  • Hinna med att omvärldsbevaka nya tjänster och teknologier
  • Driva IT-projekt och upprätthålla en kontinuerlig IT-plan
Kostnadsuppföljning kräver god förståelse för IT
  • De flesta företag har p.g.a. kunskapsunderläge gentemot leverantörer (saknas fortsättning, förslag:) inte insikter för att kunna ifrågasätta felaktigheter i fakturor
  • Kostnader för t.ex. backup, lagring och licenser är ofta alltför höga då detta mycket sällan är optimerat
Förutsättningar för att lyckas saknas
  • Den ”ofrivillige IT-chefen” har för låg IT-kompetens
  • Bristande dokumentation samt en ostrukturerad och komplex IT-miljö
  • Avsaknad av en oberoende part att bolla idéer med
  • Svårt att göra prioriteringar och att driva igenom beslutade förändringar 

Varför IT Governance

  • Ny teknik hotar leverantörens intäkter
  • IT-leverantören tillför endast proaktivitet som också gynnar leverantören
  • Kund och leverantör förstår inte varandras förutsättningar och verksamheter tillräckligt bra.
  • Fokus är i backspegeln, snarare än framåt
  • Statisk leverans bygger teknisk skuld som gör förändringar ännu svårare
  • Långa avtalstider med låg flexibilitet och högt ”golv”
  • Avtal begränsar kunden att genomföra ändringar när behov ändras
  • Den trogne och mest lojala kunden är den som betalar mest

Vårt åtagande

Vi frigör den “ofrivillige IT-chefen” genom att ta ett helhetsgrepp om kundens IT-styrning, axla det proaktiva ansvaret, säkerställa effektiv IT och konkurrenskraftig IT-kostnad.

  • IT-arkitektur – proaktivt säkerställa att IT-miljön följer med i teknikutvecklingen och övergripande säkerhetskrav
  • Säkerställa att förändringar och beslut fattas i enlighet med IT-strategi
  • Säkerställa att ansvar är tydligt fördelat internt och externt
  • Löpande rådgivning
  • Upprätthålla löpande aktivitetsplan med 12 månaders horisont
  • Prioritering och uppföljning av IT-aktiviteter
  • Uppföljning av tekniska och ekonomiska nyckeltal (SLA:er, kostnader etc.)
  • Löpande kontroll av IT-fakturor
  • Ärendeanalys
  • Kravställning gentemot leverantörer
  • Outsourcing-trender
  • Relevanta teknologier, system och lösningar
  • Regulatoriska krav & säkerhet
  • Bevakning och hantering av avtalens sluttidpunkt

Vår metodik

Vår metodik är utvecklad för att säkerställa en kvalitativ och kontinuerlig IT-styrning med kostnadseffektivitet som ledord. Tjänsten bygger på ett “årshjul” som anpassas efter ert räkenskapsår och verksamhet. 

I kvartalsmöten är fokus på uppföljning av IT-leveransen, IT-planen samt omvärldsbevakning. Mellan kvartalsmöten hålls kortare avstämningsmöten kring förändringsaktiviteter, kontinuerlig kontakt i olika frågor och leverantörsmöten
 
Vi utför dessutom kvartalsvisa insatser med olika fokusområden vilket samordnas med övriga kunder för att uppnå kostnadseffektivitet i tjänsten. Kundens styrdokument upprätthålls kontinuerligt i syfte att göra svåra beslut lättare att fatta.

Förväntade effekter

  • Upprätthållande av en modern, konkurrenskraftig och flexibel IT-miljö
  • Effektivare styrning och hantering av IT-frågor
  • Förbättrad insikt och kontroll över kostnader & avtal
  • Förbättrad dokumentationsnivå och tydligare ansvarsfördelning
  • Kortare och enklare beslutsprocesser
  • Kortare startsträcka vid upphandling och projekt