Så här några år efter den värsta tiden med Corona-epidemin så känns det väl redan lätt overkligt? Det var i alla fall en helt annan vardag än det som nu har blivit vardag igen. Vi hade mycket att göra även då, men för många företag var det tufft. Många beslut uteblev och förändringstakten, rent allmänt, sjönk.
För ett år sedan drog vi slutsatsen att anledningen till att många av våra kunder samtidigt ville upphandla en ny IT-leverantör var just detta – man hade väntat för att se vad pandemin skulle innebära, vilket, när det mest akuta läget var över, innebar att det fanns ett uppdämt behov inom flera områden. Troligen bromsades även några upphandlingar under pandemiåren, vilket bidrog ytterligare till det uppdämda behovet. Dessutom hade kraven i viss mån förändrats, till exempel i form av ett ännu större behov av att kunna samverka på distans samt att molnresorna pågick överallt, om än kanske i något lägre takt.
Med tanke på att vi då, för ett år sedan, insåg att vi redan hade minst tiotalet upphandlingar att driva det närmaste året så såg vi möjligheterna i att göra en ny, mer omfattande, RFI. Det var inget nytt – dylika RFI:er, i syfte att ligga till grund för många kunder, har vi gjort flera gånger tidigare. Men denna gång beslutade vi oss för att utöka RFI:n genom att tillföra helt nya typer av frågor, behov och önskemål. Framför allt syftade detta till att fånga många av de aspekter/frågor som vi avtalsförhandlar om i slutet av upphandlingsprocesserna. Det handlar bland annat om frågeställningar och ansvar som vi av många års erfarenhet, dels anser vara rimliga att ålägga leverantören och saker som vi i övrigt insett är bra att på förhand ha klarhet i, inför det slutliga leveransavtalet.
Vi har involverat leverantörer som vi anser vara bäst lämpade för vår typiska kundgrupp; mindre och medelstora tjänsteverksamheter. Leverantörerna har erhållit generella poäng baserat på deras svar i RFI-processen. I varje separat upphandling tar vi in respektive kunds preferenser (baserat på detta justerar vi viktning och poäng) och erhåller en slutlig poängsättning vilket resulterar i ett urval av leverantörer. Därefter ställer vi till detta leverantörsurval kompletterande RFI-frågor som är kundspecifika. Detta blir ytterligare en frågekategori som poängsätts och adderas till totalpoängen. Vi får då en slutlig väl genomarbetad lista med de leverantörer vi involverar i RFP-processen.
De primära fördelarna med att utföra detta rigorösa arbete redan i RFI-fasen härstammar ur det vi alltid eftersträvar – skalfördelar:
- Istället för att göra kundunika RFI-processer görs detta för alla nuvarande och kommande upphandlingar så att alla kunder är med och delar på kostnaden.
- Tidsinsatsen i RFP-processen (inkl. avtalsförhandling) minskas betydligt, både för leverantörerna, för oss och för våra kunder, genom att mycket av det som tidigare hanterats i RFP-processen redan är avhandlat i RFI-processen.
- Då RFI-processen innebär möjligheten för leverantörerna att få flera kunder så ökar villigheten att gå med på de generella krav och önskemål som RFI:n omfattar.
Därtill har vi, i samband med de upphandlingar vi drivit sedan ett år, tagit ett rejält omtag om våra nya RFP-mallar. Ett omtag, som både på ett bättre sätt fångar alla krav och behov som alltmer molnbaserade miljöer innebär och som dessutom bygger vidare på RFI-strukturen. Genom att summera poängsättningen från både RFI- och RFP-processerna effektiviserar och kvalitetssäkrar vi även anbudsutvärderingarna. Även våra vidareutvecklade RFP-mallar ger skalfördelar då de reducerar tidsinsatsen för alla involverade; för oss och våra kunder i produktionen av RFP men också för leverantörer som är med i flera upphandlingar och i stor mån kan återanvända en hel del av svarsarbetet.
Framåt så upprätthåller vi vår RFI-databas genom att både komplettera med nya leverantörer samt att kontinuerligt utöka med fler frågeställningar som är relevanta för leverantörsurvalet inför nya RFP-processer. Ekonomiskt möjliggörs det genom att alla kunder vi hjälper med upphandlingar framöver är med och tar sin lilla del av kostnaden för en allt större första fas av våra upphandlingsprocesser.
Och avslutningsvis, apropå skalfördelar; då vi driver upphandlingar inom alla IT-relaterade områden (allt från konferensrums-IT till affärssystem) och det finns en hel del gemensamma nämnare inom alla upphandlingar, såsom allmänna villkor, upphandlingsmetodik, upphandlingsprocess och utvärdering etc. så arbetar vi målinriktat på att finna större skalfördelar genom ett ständigt vidareutvecklat strukturkapital för upphandlingar.
Kontakta oss om ni står inför en upphandling! Vi bistår gärna i allt från att delge vårt strukturkapital och agera bollplank till att ta det fulla ansvaret som upphandlingsledare.
