Oavsett om IT är outsourcat eller ej läggs ofta för mycket av IT-organisationers tid på driftfrågor och incidenter som hade kunna undvikas om en fungerande problem-process fanns etablerad. IT riskerar i sin helhet bli eftersatt och en teknisk skuld byggs upp över tid. Situationen resulterar ofta i långdragna projekt som både driver mycket tid och kostnad men också gör det ännu svårare att komma ifatt.

Ett vanligt problem är att IT-leveransen har varit statisk allt för länge och att IT-avtal har fortsatt löpa utan att avtalsvillkor eller leveransen i sig har ändrats särskilt mycket. Detta innebär, givet den snabba teknikutvecklingen, högre kostnader både på grund minskad effektivitet och bristande kostnadsuppföljning. Ofta uppstår dessa problem pga tids- eller kompetensbrist i den interna IT-organisationen. Det krävs att ständigt hålla sig ajour med nya tjänster och licensformer, arkitektonisk insikt och detaljerad insikt i backupscheman, lagrings-regelverk etc. för att bevaka sina IT-kostnader. 

Allt för ofta outsourcar företag sin IT-drift och support med förväntan om att ansvaret för strategiska frågor, omvärldsbevakning och proaktivitet också har lämnats över. Outsourcingleverantörer har dock svaga incitament för att agera proaktivt då detta många gånger står i konflikt med deras intäkter samtidigt som de inte har experter internt inom alla de områden som behöver adresseras. 

IT-avdelningen och verksamheten har ofta svårt att förstå varandra. Typiskt för både interna IT-avdelningar och outsourcingrelationer är att de fastnar i rollen som drift- och supportavdelning och över tid får allt svårare att agera i den viktigaste rollen – att möjliggöra för verksamheten att på bästa möjliga sätt utföra sina arbetsuppgifter. Likaså underskattar ofta verksamheten den komplexitet som råder i många IT-frågor. Ofta resulterar det i att ingen av parterna är riktigt nöjd.

Många företag brottas med gamla system som inte klarar verksamhetens krav på modernisering och mobilitet och känns rent föråldrade att arbeta i. Dessutom innebär äldre system, ofta med kundunika installationer, höga drift- och uppgraderingskostnader. Systemleverantörerna kallar gärna sina äldre system för molnbaserade eller SaaS. Men äldre system har mycket sällan skrivit om den underliggande koden, vilket kräver stora investeringar, då det närmast är att jämföra med att byta ut de nedersta våningarna i ett höghus. Därav är de oftast “sminkade grisar” (ovanpåliggande webbgränssnitt, ASP etc.) som inte för med sig de konkreta fördelar som riktiga SaaS-system levererar. En plan bör upprättas för hur och när system med traditionell systemarkitektur ska ersättas.

Många företag brottas med bristfälliga rutiner och struktur i sina interna IT-processer. Ofta finns även en otydlig ansvarsfördelning eller så saknas ägandeskap över viktiga IT-områden helt och hållet. Styrdokument såsom IT-strategi, IT-policy och kontinuitetsplan är daterade eller obefintliga. 

Sådana brister resulterar i att IT-styrningen blir lidande och att bra beslut blir svårare att fatta. Effektiv IT börjar alltid med en god IT-styrningsmodell!

Parallellt med den snabba IT-utvecklingen ökar också hotbilden då säkerhetshot blir allt fler och sofistikerade. Samtidigt blir de regulativa kraven allt mer krävande och svårgreppbara i en global värld där data transporteras snabbt mellan olika länder och kontinenter. Att hålla sig ajour i dessa frågor och att säkerställa en adekvat säkerhetsnivå som också efterlevs är en stor utmaning för flera företag!