För de flesta standardprocesser och standardbehov är molnbaserade tjänster och system idag den optimala leveransformen för de flesta mindre och medelstora verksamheter.
Är det då idag självklart att alla verksamheter ska nyttja moln- och hybridtjänster?
Svaret är Ja! Vi vågar påstå att alla verksamheter har standardprocesser och behov som liknar många andra verksamheters (möjligheterna begränsas förstås om man tillhör en bransch med regelverk utöver det normala, såsom kärnkraftsindustrin eller det militära). Det betyder inte att alla system levereras bäst som moln- eller hybridtjänster. Men potentialen med molntjänster är enorm då det är en överlägset effektiv leveransform. Och då allt fler verksamheter använder molntjänster alltmer så innebär det att de som inte utnyttjar effektiviteten som moln-leveransformen ger, tappar i konkurrenskraft.
Kortfattat kan sägas att molntjänster/SaaS-system, (Software as a Service) i de allra flesta fall är både mer kostnadseffektiv, säkrare och mer tillgänglig än traditionella plattformar, om det handlar om en standardprocess eller ett standardiserat behov. D.v.s. där många verksamheter har liknande behov och/eller där resp. verksamhet rimligt enkelt kan anpassa sitt arbetssätt till tjänsten/systemet. Möjligheten att skräddarsy dessa system är oftast mer begränsad än traditionellt installerade system där installationen oftast är mer eller mindre kundunik.
Ur ett kostnadsperspektiv är det stordriftsfördelarna som gör molntjänster till ett avsevärt bättre sätt att leverera tjänsten för leverantörerna. Kostnad för underliggande IT-infrastruktur, IT-drift, vidareutveckling av systemet, felrättning, support och uppgraderingar kan fördelas över samtliga leverantörens kunder och marginalkostnadsökningen vid tillväxt av kundskaran är mycket låg. Dessa fördelar kommer kunderna till del genom lägre totalkostnader och kortare inbindningstid/avtal (oftast baserade på nyttjande).
För att prioritera rätt i var på systemkartan man ska börja förflyttningen till molnbaserade tjänster så bör man börja med en genomgång av kontinuitets- och affärskrav per respektive system/process. Men ett annat enkelt och effektivt sätt att börja är att se över de mest grundläggande IT-tjänsterna först där det finns mogna beprövade alternativ. Det handlar rent praktiskt om att på relativt kort tid göra det möjligt att enkelt komma åt sina dokument från både datorer och plattor på jobbet och hemifrån. Att enklare dela dokument med varandra och att öka möjligheterna till samarbete, både internt och externt, genom att införa verktyg som G Suite (tidigare Google Apps) eller Microsoft Office365.
Ett exempel på en enkelt uppnådd vinst för ett mindre företag som valt en Microsoft-strategi är Exchange. E-post ser de flesta som en affärskritisk funktion, som med redundans, drift outsourcad och med licenser kan motsvara långt över 10 000 kr per månad för ett företag med 100 användare. I och med Microsofts nya sätt att licensiera sina produkter i Office365 så kan kostnaden sänkas till 3 000 kr per månad (högt räknat) i en i övrigt jämförbar lösning, men med ytterligare fördelar såsom bättre mobilitet.
System som är närmare knutna till kärnverksamheten är ofta viktigare att kunna skräddarsy. Det är ofta i dessa system den avgörande skillnaden – s.k. konkurrensfördelar – mellan ett företag och dess konkurrenter ligger. Möjligheten att skräddarsy molnbaserade system är oftast mer begränsade än traditionellt installerade system där varje installation är kundunik. Detta är i grunden bra, och är ett av skälen till att kostnad för drift, support och uppgraderingar är avsevärt lägre än för traditionellt installerade system. Men vid dylika behov är inte alltid ett, mer eller mindre, standardiserat molnsystem rätt val. Däremot kan förstås systemets infrastruktur och plattform likväl vara molnbaserad men det är en annan historia.
För standardprocesser handlar det alltså om att hålla ned kostnaden, vilket molnbaserade system möjliggör. Utmaningen för kunderna till IT-branschen är att nästan alla systemleverantörer påstår att deras system är molnbaserade vilket många gånger inte alls stämmer, särskilt bland mer komplexa systemkategorier såsom affärssystem. Här är det viktigt att förstå underliggande teknik för att kunna verifiera att det är ett ”äkta” SaaS-system, om man ska få ut kostnadsfördelarna med Internet/molnet som leveransform.
