Skalfördelar som nyckel till framgångsrika
Outsourcingupphandlingar
Det känns nästan overkligt att tänka tillbaka på pandemitiden – en period som på många sätt förändrade hur vi arbetar och planerar. För många organisationer innebar det en paus i beslutsfattande och en lägre förändringstakt. När vardagen återgick till det normala såg vi ett tydligt uppdämt behov av förändring, inte minst inom IT-området.
Uppdämt behov – en katalysator för upphandlingar
Efter den låga förändringstakten under pandemin blev det tydligt att många av våra kunder behövde upphandla nya IT-leverantörer. Det handlade inte bara om att ta igen förlorad tid – kraven hade också förändrats. Distanssamarbete hade blivit norm, molnresor pågick överallt, och behovet av flexibilitet och skalbarhet var större än någonsin.
En gemensam RFI – smartare från start
För att möta detta behov tog vi fram en ny, mer omfattande RFI (Request for Information). Denna gång gick vi längre än tidigare: vi inkluderade frågor som vanligtvis dyker upp först i avtalsförhandlingarna. Det handlade om ansvarsfördelning, leveransvillkor och andra kritiska aspekter som vi vet – av erfarenhet – ofta påverkar slutresultatet.
Vi riktade oss till leverantörer som är särskilt lämpade för mindre och medelstora tjänsteverksamheter. Genom att samla in generella svar och poängsätta dem kunde vi skapa en grund som alla våra kunder kan dra nytta av. I varje enskild upphandling justerar vi sedan poängsättningen utifrån kundens specifika behov och kompletterar med kundunika frågor för att kunna välja ut rätt leverantörer till RFP-processen.
Skalfördelar i praktiken
Genom att samla flera upphandlingar i en gemensam process skapar vi betydande skalfördelar:
- Kostnadseffektivitet: Alla kunder delar på kostnaden för den inledande RFI-processen.
- Tidsbesparing: Mycket av det som tidigare hanterades i RFP-fasen (Request for Proposal) är redan avklarat i RFI-processen.
- Starkare förhandlingsposition: Leverantörer är mer benägna att acceptera generella krav när de ser möjligheten till flera affärer.
Förfinade RFP-mallar – anpassade för molnet
Parallellt har vi utvecklat våra RFP-mallar för att bättre spegla dagens molnbaserade IT-miljöer. Dessa mallar bygger vidare på RFI-strukturen och gör det enklare att utvärdera anbud på ett konsekvent och transparent sätt. Även här skapas skalfördelar – både för våra kunder och för leverantörerna, som kan återanvända stora delar av sina svar.
Kontinuerlig utveckling av strukturkapital
Vi fortsätter att utveckla vår RFI-databas med nya leverantörer och frågeställningar. Det gör att vi kan erbjuda en allt mer träffsäker och effektiv upphandlingsprocess – utan att varje kund behöver börja från noll. Just nu pågår t.ex. komplettering av ett behov som växt sig allt större; SOC-tjänster (Security Operation Center). Dessutom arbetar vi aktivt med att identifiera gemensamma nämnare mellan olika typer av IT-upphandlingar, vilket ytterligare stärker vårt strukturkapital.
Behöver ni hjälp med en upphandling?
Vi hjälper gärna till – oavsett om ni bara vill bolla idéer eller söker en partner som tar fullt ansvar för hela upphandlingsprocessen. Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan skapa värde genom struktur, erfarenhet och skalfördelar.