IT som levererar affärsvärde

2. Ta kontroll över IT-kostnaderna

Tillbaka till IT som levererar affärsvärde

Sänk IT-kostnaderna kraftfullt och hållbart – steg för steg

Att IT-kostnaderna konsekvent tenderar öka är ett vanligt förekommande klagomål. Ofta saknas kostnadsinsikt och strukturerade arbetssätt för att följa upp och styra kostnader på ett systematiskt sätt. Kostnadsdrivarna finns ofta i inköpta tjänster som redan ingår i licenser, otydliga ansvarstjänster med bristfälligt värde och dolda abonnemang, bristande optimering av molnkapacitet och redundanta system som sällan analyseras samlat.

Genom att etablera en effektiv sourcingstrategi, professionella upphandlingar och datadriven, automatiserad kostnadsuppföljning kan verksamheter ta tillbaka kontrollen – och minska kostnaderna utan att tappa i kvalitet eller trygghet.

Våra erfarenheter visar på en potential på 15–40 % kostnadsreduktion redan första året, genom strukturerad kostnadskontroll, tjänsteoptimering och omförhandlingar.

Kostnadskontroll – mer än besparing

Kostnadskontroll handlar inte bara om att spara pengar.

Det handlar också om att skapa handlingsutrymme – att kunna prioritera rätt initiativ, planera sina utgifter och fatta beslut på tillförlitlig data.

Med korrekt och analyserbar data kan kostnadsuppföljning och uppföljning av KPI’er göras löpande i IT-budgetprocessen. Det ökar kostnadsinsikten och gör besluten faktabaserade snarare än antagandestyrda.

Tre steg till bättre kostnadskontroll

1. Säkerställ rätt IT-arkitektur och sourcingstrategi

En kostnadseffektiv IT-miljö börjar med tydlighet.

Definiera vilka tjänster och ansvar som ska drivas internt och vilka som outsourcas.
Klargör vilken funktionalitet som redan ingår i era licenser, undvik att köpa dubbelt.
Välj lösningar som är skalbara och modulära snarare än låsta paketeringar.

2. Kravställ analyserbart kostnadsdataformat – och bygg effektiv uppföljning

För att kunna analysera och arbeta med sina kostnader krävs rätt data.

Kravställ leverantörer att leverera kostnadsinformation i tabulärt format (CSV/XLSX/JSON).
Kravställ relevant kategorisering av incidenter, beställningar och löpande konsultativa kostnader.
Använd BI-verktyg (t.ex. Power BI/Qlik) som taggar kostnader och flaggar avvikelser automatiskt för snabb avvikelseanalys.
Etablera processer och AI-analys för löpande uppföljning och automatisering av månatliga manuella moment.

Integrera gärna BI-verktygen med ert affärssystem för att möjliggöra automatisk kostnadsallokering, avvikelselarm och uppföljning i tydliga dashboards.

3. Benchmarka och förhandla smart

Marknaden förändras snabbt – era avtal ska inte förhindra att leveranserna förändras i samma takt.

Förhandla in rätt till benchmarking i avtalen.
Håll avtalen korta och flexibla, med möjlighet till omförhandling.
Undvik inlåsningar genom volymflexibilitet och låga eller inga avtalsgolv.

Resultatet

När goda avtalsvillkor kombineras med analyserbarhet och strukturerad uppföljning skapas en IT-miljö som är både kostnadseffektiv, modern och konkurrenskraftig.

Ni kan sänka IT-kostnaderna utan att tumma på kvalitet, säkerhet eller affärsnytta – och frigöra resurser för innovation och utveckling. Det ger tydlig ROI och minskar risken för budgetöverskridanden.

(Vill du fördjupa dig i hur datadriven kostnadsuppföljning gör skillnad? Vi berättar mer i nästa tema om IT-styrning och uppföljning.)

Vill ni veta hur vi kan hjälpa er att ta kontroll över era IT-kostnader?

Kontakta oss för ett samtal utan förpliktelser.

Boka rådgivning

Tillbaka till IT som levererar affärsvärde