Följande tillvägagångssätt rekommenderar vi för att skapa bäst förutsättningar att lyckas.
1. Tydlig kravställning – grunden för rätt leverans
Många upphandlingar haltar redan från början för att inte kravspecifikationen är tillräckligt genomarbetad och att inte leverantörerna får en tillräckligt detaljerad nulägesbeskrivning.
En professionell kravspecifikation bör utgå från:
- en genomarbetad arkitektur baserat på en kundanpassad sourcingstrategi
- tydliga, relevanta och mätbara krav, behov och effektmål
- krav på rätt kompetenser hos leverantören
- krav på struktur och automatisering, så att man inte fastnar i manuell uppföljning och
- förväntningar på rapportering och transparens, så att kvaliteten går att följa upp utan tolkningsutrymmen och med minimal tidsåtgång.
2. Rätt avtal och uppföljning underlättar för både beställare och leverantör
Ett bra samarbete förutsätter:
- avtalsvillkor och SLA:er som är realistiska, mätbara och grundar sig i vad som är affärskritiskt
- villkor som möjliggör flexibilitet och kontinuerliga förbättringar, utan inlåsning och
- regelbundna uppföljningar och en förbättringskultur som bygger på dialog och analys.
3. Välj system och leverantörer på rätt grunder
När det är dags att fatta beslut bör det bygga på:
- en strukturerad utvärdering av leverantörer där insikter från RFI-processen vägs in tillsammans med riskanalys och relevanta referenser
- en helhetsbedömning av hur väl lösningen svarar mot den arkitektur och sourcingstrategi som är beslutad
- en kontroll av att leveransen är robust och inte blir beroende av enskilda individer eller proprietära lösningar
- en jämförelse av total ägandekostnad (TCO) och
- en tydlighet i hur leveransen lever upp till löften efter införandet.
Lätt, eller hur?
Vi vet att det inte är det, vilket är anledningen till att fler upphandlingar missar mål, överskrider budget och tidsplan än de som lyckas. Vi inledde med att beskriva den första RFI-fasen som en nyckel i att involvera rätt leverantörer från början. Det finns många fördelar med att ta ett samlat tag här också för att lyckas i det resulterande avtalet och införandet.
En gemensam RFI-struktur – för snabbare och bättre upphandlingar
MissionPoint har utvecklat en RFI-databas som används i de upphandlingar vi driver.
Erfarenheten visar att en standardiserad grund skapar kvalitet i leverantörsurvalet och tempo/effektivitet i hela upphandlingen.
- Många verksamheter kan dela på kostnaden för denna första fas.
- Leverantörer är mer benägna att acceptera generella krav – eftersom det kan ligga till grund för att vinna flera affärer.
- RFP-processen blir snabbare och mer kvalitetssäkrad – mycket är redan avhandlat i RFI-fasen.
- Genom välutvecklade RFP-mallar som bygger vidare på RFI-strukturen uppnås ytterligare effektivitet för både kunden och leverantörerna.
En genomtänkt metodik, ett välbeprövat strukturkapital och ett rikt dataunderlag för leverantörs- och kostnadsanalys sparar tid, minskar risken för fallgropar och höjer kvaliteten i hela processen.
Sammanfattning
Lyckade leverantörs- och systemval bygger på en kombination av tydliga krav, strukturerade processer och välgrundade beslut som håller över tid. Genom att koppla ihop insikter från RFI-fasen med en genomtänkt avtalsstrategi och uppföljning skapas förutsättningar för både kostnadseffektivitet och kvalitet.
Behöver ni stöd för att säkerställa rätt val och ett införande som levererar enligt plan? Hör av er – vi hjälper er att skapa trygghet och värde i hela upphandlingsresan.
Tillbaka till IT som levererar affärsvärde
